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推进数字档案室建设 迈向机关档案工作新时代

发布日期:2018年10月23日     来源:长沙县史志档案局,中国档案报

  今年是改革开放40周年,40年来机关档案工作快速发展,日益成为机关不可或缺的基础性、支撑性工作。随着信息时代的到来,机关档案工作的管理范围从纸质档案扩展为不同载体档案,管理对象从档案实体转变为档案信息,管理层次从档案目录管理升级为全文管理,机关档案工作处在新的历史节点上。

  数字档案室建设的启动

  改革开放以来,信息技术得到了快速发展和广泛应用,各行各业、各个领域全面开展信息化工作。随着机关信息化建设的快速推进,数字档案资源数量急剧增长,机关档案信息化需求日益突出。为满足数字档案资源有效管理和在线开发利用的需求,在电子文件形成机构与数字档案馆之间建立联接纽带,保障电子政务各系统电子文件有效收集和管理并为数字档案馆移交规范、可靠的数字档案资源。一些信息化发展较早的机关开始作出积极探索,颁布了电子文件管理规章,将电子文件纳入归档范围,并建立了应用系统进行收集归档,总结了不少宝贵经验。2014年,国家档案局发布《数字档案室建设指南》(下称《指南》),规范了数字档案室定义,内容涵盖了机关档案信息化需要的网络基础设施、软硬件基础、安全保证等需求,提出应用系统的功能设置项目和要求,规范了各类电子文件、电子档案命名规则、格式要求等。《指南》基本囊括了机关档案信息化工作的主要内容,是机关档案信息化工作的系统性、综合性解决方案。数字档案室要求整合机关各类档案信息资源,打造本单位传承有序、门类完整、内容全面的信息资源中心。在此基础上,运用先进技术手段,对档案信息资源进行有效管理、深层开发并提供利用,为机关运转、管理和决策提供可靠的档案信息服务,进而成为机关信息资源管理中心、开发中心和利用中心。

  数字档案室建设的成效

  《指南》发布后,各地区各部门积极开展数字档案室建设。2015年,国家档案局开展了数字档案室建设试点工作,选取81家具有典型性和代表性的机关作为试点单位。2016年10月,国家档案局制定了《数字档案室建设评价办法》(下称《评价办法》),提出了具体的评价指标,为数字档案室建设评价提供支撑和依据。随后按照《评价办法》,国家档案局坚持质量为先、循序推进的原则,有序有力有效地推动数字档案室建设,完成对海关总署等单位“全国示范数字档案室”的评价工作,为各地区各部门数字档案室建设提供了范本。在试点单位中,中山市档案局数字档案室系统设计水平较高,管理规范,实现平台化建设,能较快在其他单位搭建推行;南京市建邺区档案局申报的集中式数字档案室,由区档案局和区信息部门牵头建设,区各直属机关单位统一部署,建成后有利于全区档案工作的统一管理、数据共享并节约经费;福建省公安厅数字档案室实现了全省公安系统档案信息化统一管理,在多个门类业务电子文件在线归档、低价值电子文件单轨管理方面成效明显;浙江省公安厅数字档案室实现了全省公安系统数字档案资源集中存储、备份和信息共享,开展了数字复制件文字识别工作,在服务机关、服务民生方面表现突出。

  数字档案室建设的发展

  在各级档案行政管理部门推动下,越来越多的试点单位完成数字档案室建设并提交评价申请,在试点单位的带动下,越来越多的单位启动数字档案室建设,数字档案室建设进入了新时期。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出,明确各类办公系统、业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求;加强对业务系统电子文件进行归档管理。《国家电子文件管理“十三五”规划》将数字档案室建设列为一项重要工作任务。

  在这种形势下,各相关部门都“撸起袖子加油干”,国家档案局加快推进数字档案室试点工作,增加业务培训和交流,继续完善相关法规标准,并积极将数字档案室建设列入国家信息化整体规划;一些省档案局发布了本地区数字档案室建设规划和评价办法,积极鼓励有条件的单位开展数字档案室建设,培养不同层次的发展梯队,先进带动后进,实现滚动发展、全面发展;一些中央国家机关档案部门积极发挥作用,推动本单位档案信息化工作,在本单位信息系统建设时及时跟进、前期介入,对电子文件的形成、办理、归档及电子档案保管、利用、销毁等提出要求,确保电子档案资源的齐全、完整、真实和有效;一些机关根据自身实际情况进行分阶段建设,首先保证机关产生的电子文件按要求进行归档,并对电子档案进行有效管理,在此基础上,按照《指南》和《评价办法》的要求进行逐步完善。

  数字档案室是机关档案工作的2.0版,是未来机关档案工作的主要形式,是机关档案工作从后置性工作向前沿性业务转变的关键。我们就要以“逢山开路,遇水架桥”的勇气积极做好数字档案室建设,推动机关档案工作的转型升级。

  原载于《中国档案报》2018年10月22日 总第3287期 第三版

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